Tradeshift, nền tảng tự động hóa kế toán phải trả (AP) và hóa đơn điện tử, đã thay thế công cụ Business Intelligence (BI) nội bộ bằng Amazon Quick, một không gian làm việc AI thế hệ mới của AWS. Động thái này giúp Tradeshift tăng tốc độ phản hồi truy vấn nhanh hơn tới 30 lần, giảm 40% tổng chi phí sở hữu (TCO), và biến phân tích dữ liệu nhúng thành một sản phẩm tạo ra doanh thu.
Những hạn chế của công cụ phân tích cũ
Trong nhiều năm, Tradeshift đã dựa vào một công cụ BI tự phát triển. Mặc dù đáp ứng nhu cầu báo cáo cơ bản trong giai đoạn đầu, công cụ này dần trở nên quá tải khi khối lượng dữ liệu và kỳ vọng của khách hàng tăng lên. Việc bảo trì đã tiêu tốn khoảng 50% thời gian của một nhân viên toàn thời gian, làm lãng phí nguồn lực kỹ thuật. Công cụ này bị giới hạn ở 10.000 hàng cho mỗi truy vấn, dung lượng báo cáo theo lịch trình không quá 25 MB và chỉ lưu giữ dữ liệu lịch sử trong 6 tháng. Những hạn chế này khiến việc phân tích xu hướng quy mô lớn, phát hiện bất thường hay lập mô hình dự đoán là không thể.
Các nhóm Kinh doanh, Phân tích Dữ liệu và Thành công Khách hàng đã phải dành hàng giờ mỗi tuần cho các công việc thủ công như xuất file CSV, chạy macro Excel và tổng hợp báo cáo. Khách hàng bên ngoài không có cách nào tự phục vụ nhu cầu phân tích sâu hơn về quy trình AP của họ. Những thách thức này đòi hỏi một giải pháp mà chỉ agentic AI (AI có khả năng tự chủ lập kế hoạch và hành động) mới có thể giải quyết.
Tradeshift cần hai khả năng chính:
- Tự động hóa quy trình làm việc: Lên lịch làm mới dataset, kích hoạt phân phối báo cáo và điều phối các tác vụ phân tích định kỳ mà không cần can thiệp thủ công. Điều này đã được thực hiện thông qua Amazon Quick Flows và công cụ nghiên cứu sâu Amazon Quick Research.
- Giao diện trò chuyện: Một chat agent có thể diễn giải các truy vấn bằng ngôn ngữ tự nhiên và truy xuất dữ liệu vận hành ngay lập tức, loại bỏ sự phụ thuộc vào các nhóm BI. Điều này đã đạt được bằng cách xây dựng chat agent AP Auditor dựa trên Quick chat agent.
Sau khi đánh giá nhiều lựa chọn thay thế, Tradeshift đã chọn Amazon Quick vì đây là giải pháp duy nhất cung cấp khả năng mở rộng cho các dataset lớn, truy cập nhúng đa thiết bị, truy vấn bằng ngôn ngữ tự nhiên và các tính năng agentic AI mạnh mẽ.
Xây dựng sản phẩm phân tích nhúng trên Amazon Quick
Tradeshift đã triển khai giải pháp theo từng giai đoạn: bắt đầu với một bản thử nghiệm (Proof of Concept) vào đầu năm 2024, phát triển sản phẩm khả dụng tối thiểu (MVP) từ tháng 8/2024 đến tháng 3/2025, và ra mắt ứng dụng Báo cáo & Phân tích đầy đủ vào tháng 6/2025. Đến tháng 8/2025, Amazon Quick cũng đã thay thế hoàn toàn công cụ BI nội bộ, đạt tỷ lệ sử dụng 98% trong toàn tổ chức.
Kiến trúc này phục vụ ba lớp khả năng phân tích:
- Lớp 1: Dashboard BI nhúng: 16 dashboard Amazon QuickSight được nhúng qua iFrame an toàn, bao phủ 9 lĩnh vực từ hóa đơn, đơn đặt hàng đến phát hiện bất thường. Các dashboard này xử lý từ một triệu đến hàng trăm triệu bản ghi giao dịch và trả kết quả dưới 3 giây, so với 45-90 giây của công cụ cũ.
- Lớp 2: Giao diện AI hội thoại: Người dùng có thể đặt câu hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên mà không cần kiến thức SQL và nhận được phản hồi trực quan ngay lập tức.
- Lớp 3: Phân cấp quyền tự chủ dữ liệu: Gói Standard cung cấp các dashboard dựng sẵn, trong khi gói Premium bao gồm chế độ Designer Mode, tạo dashboard tùy chỉnh, lập mô hình What-If và quyền truy cập vào các khả năng agentic AI.
Bảo mật được triển khai qua bốn lớp: xác thực người dùng qua Okta SSO, cô lập từng khách hàng bằng Amazon Quick custom namespaces, nhúng an toàn qua URL có chữ ký, và row-level security (bảo mật cấp độ hàng) với khoảng 14.000 quy tắc để lọc dữ liệu theo ngữ cảnh của từng người dùng.
Sơ đồ sau minh họa kiến trúc dashboard nhúng của Tradeshift trên Amazon QuickSight.
Kết quả kinh doanh đo lường được
Với việc triển khai Amazon Quick, Tradeshift đã ghi nhận những cải tiến đáng kể:
- Hiệu quả hoạt động: Các nhóm nội bộ tiết kiệm 8,5 giờ mỗi tuần nhờ loại bỏ báo cáo CSV thủ công. Khách hàng tiết kiệm 6-8 giờ mỗi tuần cho mỗi người dùng. Thao tác dữ liệu thủ công giảm 80%. Thời gian xác định các điểm nghẽn vận hành giảm từ 1-2 ngày xuống dưới 5 giây.
- Tiết kiệm chi phí: Giảm 40% tổng chi phí sở hữu (TCO), giảm 35% chi phí cơ sở hạ tầng bằng cách chuyển các truy vấn sang SPICE (bộ máy dữ liệu in-memory của QuickSight), và hợp nhất 30% chi phí bản quyền từ các công cụ BI phân mảnh trước đây.
- Tăng trưởng doanh thu: Tăng 2% doanh thu định kỳ hàng năm (ARR) từ các tài khoản hiện có thông qua gói báo cáo cao cấp. Thời gian đưa ra thị trường cho các báo cáo doanh nghiệp tùy chỉnh cải thiện 75% (từ 4-6 tuần xuống còn khoảng 1 tuần). Các tài khoản sử dụng phân tích nhúng có tỷ lệ giữ chân cao hơn 10%.
- Tỷ lệ sử dụng: Đạt 50% tỷ lệ sử dụng hàng tháng trong năm đầu tiên, tăng gấp 2 lần việc sử dụng phân tích bởi nhân viên không chuyên về kỹ thuật và giảm 80% các yêu cầu hỗ trợ liên quan đến phân tích.
Giải quyết bài toán thực tế của khách hàng với Amazon Quick
Một trong những ứng dụng nổi bật là AP Auditor, một chat agent được xây dựng bằng AI tạo sinh. Trước đây, các kiểm toán viên AP phải chờ đợi nhóm BI hoặc kỹ thuật để có được dữ liệu. Giờ đây, họ có thể tự hỏi các câu hỏi như “Hiển thị các hóa đơn đang chờ xử lý từ tháng trước” và nhận được câu trả lời chính xác ngay lập tức. Agent này được kết nối với một knowledge base chuyên dụng, đảm bảo mọi phản hồi đều dựa trên dữ liệu đã được cấp phép.
Một trường hợp khác là khả năng xử lý các workload BI khối lượng lớn. Một khách hàng cần đánh giá chi phí vận hành thủ công. Sử dụng SPICE, Tradeshift đã xây dựng một giải pháp báo cáo xử lý lượng lớn dữ liệu ở tốc độ cao, giúp khách hàng có cái nhìn gần như thời gian thực về hoạt động và nhanh chóng phát hiện các điểm nghẽn.
Lộ trình phát triển trong tương lai
Lộ trình của Tradeshift tập trung vào ba ưu tiên:
- Cho phép các agent thực hiện hành động (ghi dữ liệu) thay vì chỉ đọc và phân tích.
- Nhúng một chat agent chung vào gói Standard, cung cấp agentic AI cho mọi người dùng.
- Mở rộng ứng dụng Báo cáo & Phân tích cho người dùng là nhà cung cấp (seller), mang lại giá trị cho cả hai bên của thị trường.
Từ trung tâm chi phí đến nguồn tạo doanh thu
Amazon Quick và agentic AI đã giúp Tradeshift chuyển đổi hoạt động phân tích từ một trung tâm chi phí thành một sản phẩm tạo ra doanh thu. Bằng cách thay thế một công cụ cũ kỹ bằng một nền tảng có khả năng mở rộng và được hỗ trợ bởi AI, Tradeshift không chỉ cắt giảm chi phí và tăng hiệu suất mà còn mang lại trải nghiệm phân tích tự phục vụ mà cả khách hàng và nhân viên nội bộ đều yêu thích sử dụng hàng ngày. Đối với các doanh nghiệp đang quản lý các quy trình AP phức tạp, khả năng đặt câu hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên và nhận được câu trả lời chính xác, theo ngữ cảnh ngay lập tức là một lợi thế cạnh tranh lớn.
